Основные принципы тайм-менеджмента
Так что же такое тайм-менеджмент? Управление временем (от англ. time management) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Вот люди всегда жалуются, что им катастрофически не хватает времени ни на что, что 24 часа в сутки это очень мало, вот если бы было 25 часов, то они обязательно бы все успели! Не тут-то было. Все дело в неумении правильно и эффективно использовать свое время, причем не важно где: на работе, дома или в отпуске. Есть конечно исключения, например, молодые мамы, которые находятся в декретном отпуске с грудным ребенком на руках. Им и 35 часов в сутках покажется не достаточным для того, чтобы все успеть. Но это уже совсем другая история.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Тайм-менеджмент может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
Пройти тест Умение рационально использовать время
Вот, например, согласно принципу Парето, лишь 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата. Этот принцип может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.
Тайм-менеджмент включает в себя множество методик, вот наиболее распространенные из них.
Метод поедания лягушек
«Лягушка» – это маленькое, несложное, но очень неприятное дело, которое мы всячески пытаемся отложить как можно дальше, а в идеале – не делать его вообще. Например, «лягушкой» может быть звонок неприятному человеку, зарядка, которую мы не хотим делать, какой-то то неприятный разговор или поход к стоматологу.
Что же делать с «лягушками»?
Всё очень просто. Эту «лягушку» нужно съесть как можно быстрее. Поедание «лягушки» с утра увеличивает вашу производительность вдвое, поскольку самое противное, что вас ожидало сегодня, уже позади, и дальше остались только нормальные рабочие дела.
Метод швейцарского сыра
Швейцарский сыр, как известно, дырчатый. Если вы боитесь подступаться к какому-то делу, сделайте в нем «дырку», выполнив часть работ. Причем делать «дырки» можно в произвольном порядке. Допустим, если вы хотите строить дом, можно начать с тех пунктов, к которым сегодня больше лежит душа. Например, узнайте, сколько стоит брус или труд рабочих. Строгая последовательность необязательна, главное делать «дырки» ежедневно.
Не возвращайтесь к заданию несколько раз и не пытайтесь «разгрызть» одну большую «дырку». По большому текущему проекту составьте список заданий, которые можно выполнить за 5 минут: обзвонить исполнителей, составить список чего-нибудь и т.п. Когда выдалась свободная минутка – загляните в список и сделайте «дырку», которая кажется вам наиболее привлекательной именно в этот момент.
В чем секрет этого метода? Чем сильнее «изъедена» задача, тем меньше времени уйдет на ее окончательное решение. «Метод швейцарского сыра» хорош для раскачки, когда, с одной стороны, нужно приниматься за новый проект, а с другой – лень.
Метод поедания слона
А вы знаете, как съесть слона? Ответ очень прост – только по частям.
Иногда вы можете столкнуться с большой, неподъемной для себя задачей, перед которой опускаются руки – например, изучить иностранный язык. Но решать ее все равно надо. Как? Если задача огромная, как слон, разбейте ее на маленькие простые этапы, с каждым из которых вы можете справиться. Любая большая цель кажется неподъемной лишь до той поры, пока не разделишь ее на кусочки.
Почему этот метод действенный? Когда дробишь задачу на подзадачи, она не кажется такой масштабной. Нервное напряжение уменьшается, а эффективность работы увеличивается. Поэтому следует последовательно идти к своей цели, выполняя пункт за пунктом. Согласитесь, куда легче изучить новый язык, начав с пяти новых слов.
Метод Pomodoro
«Помидорный» метод – один из самых простых в тайм-менеджменте. Придумал его итальянский студент Франческо Чирилло.
Он, как и все студенты, перед сессией пытался объять необъятное. И ему это удалось. С помощью… помидора. Точнее – кухонного таймера в виде помидора. Молодой человек заводил таймер на 25 минут, в течение которых интенсивно зубрил лекции. Потом устраивал 5-минутную перемену. Далее следовал второй «помидор» продолжительностью 25 минут. И снова небольшой перерыв. После запуска четырех «помидоров» студент позволял себе расслабиться в течение 15–20 минут.
Как использовать этот метод?
Четко определите задачу. Например, вам нужно написать текст для завтрашнего выступления. Заведите таймер или будильник на 25 минут, дав слово не отвлекаться ни на звонки, ни на соцсети, ни на болтовню с коллегами. После этого передохните 5 минут и снова принимайтесь за вашу задачу.
Человек способен максимально концентрироваться в течение получаса, потом активность мозга плавно снижается. Если планировать время с учетом этих биоритмов, можно выполнить большой объем работ в сжатые сроки.
Метод Уоррена Баффетта
Пожалуй, можно предположить, что обладатель состояния, превышающего 50 млрд. долларов, частый гость списков богатейших людей мира и самый успешный инвестор XX века Уоррен Баффетт знает, как распорядиться своим временем.
По какой же схеме он контролирует свое время?
Уоррен Баффетт придумал отличную трехступенчатую стратегию повышения личной продуктивности. Она помогает определить приоритеты и спланировать свои действия. Грамотно поставленная цель – 50% успеха.
ШАГ 1: запишите 25 главных целей.
Вы можете начать с малого и выполнить это упражнение, используя только краткосрочные цели. Попробуйте прямо сейчас записать 25 вещей, которые вы хотели бы сделать на этой неделе.
ШАГ 2: выберите самые важные пункты.
Перечитайте список, выберите и обведите пять важнейших пунктов.
ШАГ 3: уберите лишнее.
К этому моменту у вас будет два списка. Пять обведенных пунктов входят в список А, а оставшиеся 20 пунктов – в список Б.
Дальнейшая тактика Баффетта выглядит так: «Все, что не вошло в топ-5, теперь табу. Вы должны избегать остальных целей до тех пор, пока не выполните первую пятерку».
В заключение
Приведенный выше список – это лишь часть того многообразия методик, которое существует в области тайм-менеджмента. Среди них нет «самых лучших», просто «хороших» или «плохих» – есть лишь работающие и не работающие лично для вас. Единственный способ найти их – пробовать разные до тех пор, пока не появится видимый результат.
Что такое прокрастинация и как «правило двух минут» поможет с ней справиться читайте в этой статье.
Почитать рубрику «Немного психологии» можно здесь.
Друзья, мы пишем для вас! Будем признательны вам за лайки и репосты! Для нас это очень важно! Благо дарим вам!